Ochrona informacji w firmie czy przedsiębiorstwie, stanowi kluczową czynność dla właściciela firmy oraz jej pracowników. Wszystkie osoby, które są upoważnione do otrzymania, przechowywania i przekazywania dalej informacji, muszą ostać odpowiednio uświadomione. Brak świadomości o konieczności ochrony informacji może powodować wiele sytuacji niekorzystnych dla firmy.
Wraz z pozyskaniem informacji przez konkurencję lub osoby niepowołane, można zostać narażonym na surowe kary. W jaki sposób osoby niepowołane mogą uzyskać dostęp do naszych informacji?
Otóż, wyciek informacji następuje wtedy, gdy osoba z zewnątrz uzyskuje dostęp do informacji poufnych. Może to nastąpić poprzez kradzież sprzętów lub dokumentów, podszycie się w Internecie pod użytkownika/ pracownika firmy. Poza tym, pracownicy firmy, którzy są zbyt słabo (lub w ogóle) uświadomieni, mogą przekazać informację firmową niewłaściwej osobie.
Informacja, jako dane przetworzone, modyfikowane i poukładane – jest zawsze dostępna dla konkretnej grupy osób uprawnionych. Może ona być przekazywana w formie słownej, elektronicznej i papierowej. Informacja jest najczęściej przechowywana na nośnikach – są to laptopy, płyty CD, pendrive’y, tablety oraz inne urządzenia. Często jednak, informacje o firmie znajdują się w specjalnych broszurach, skoroszytach lub dokumentach.
Ochrona informacji dzięki ISO 27001
Aby uniknąć powyższych sytuacji, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu. Ochrona informacji jest skuteczna poprzez wykorzystanie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji ISO 27001.
System ten zawiera podstawowe informacje na temat wymagań, wdrażania oraz utrzymania nowych zasad. Dodatkowo, dzięki zastosowaniu Systemu ISO 27001, mamy możliwość dokonywać wszelkich korekt i poznać nowoczesne sposoby ochrony informacji. W Systemie zawarte są informacje traktujące o polityce bezpieczeństwa informacji, o zarządzaniu aktywami, bezpieczeństwie osobowym i fizycznym oraz środowiskowym. Oprócz tego, możemy ulepszyć działanie swojej firmy poprzez stosowanie takich zasad jak zarządzanie ciągłością działania, zgodnością, kontrolą dostępu oraz zarządzanie sieciami i systemami.
Właściciel przedsiębiorstwa – niezależnie od jego wielkości – ma obowiązek zapewnić swojej firmie i pracownikom odpowiednie zabezpieczenie informacji. Wiadomym jest, że maksymalną skuteczność zapewni nam wdrożenie odpowiedniego systemu, jednak nie należy zapominać o tym, że wszyscy pracujemy dla dobra naszej firmy. Informacje, jakie powinny być chronione, dotyczą przede wszystkim strategii działania, podejścia do prowadzenia firmy i zarządzania zespołem.
Ochrona informacji może odbywać się na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim, należy zadbać o to, by informacje nie były przekazywane niewłaściwym i niepowołanym osobom, np. konkurencji. Koniecznie trzeba zapewnić wszystkim pracownikom laptopy, które wyposażone są w systemy ochronne. Dodatkowo, zabezpieczenia powinny obejmować również inne, mniejsze nośniki. Trzeba również zadbać o to, by ważne dokumenty związane ze sprawami firmy, nie były przechowywane na biurku. Klient lub osoba niepowołana nie może również zaglądać nam w komputer czy widzieć notatek, jakie znajdują się na biurku. Istotne jest również zachowanie tajemnicy zawodowej, nawet po odejściu z danej firmy.
Powyższe sposoby zabezpieczeń brzmią bardzo pozornie. Trzeba jednak pamiętać, że najmniejszy nawet błąd, może przyczynić się do kryzysu firmy.
Aby dostatecznie chronić informację, należy spełnić 3 podstawowe warunki:
- Poufność informacji – zapewnienie, że do informacji mają dostęp jedynie osoby, które zostały uprawnione.
- Dostępność – każda uprawniona osoba powinna mieć zapewniony dostęp do pozyskania danej informacji i zgłębiania jej zasobów.
- Integralność – należy zadbać o to, by informacje były kompletne, odpowiednio przetworzone i przechowywane.
Wdrożenie ISO 27001
Norma ta reguluje wszystkie odpowiednie zachowania i czynności, których trzeba przestrzegać, by nie narazić się na szkodę, jaką jest wyciek informacji. Obecnie, System ISO 27001 jest coraz częściej stosowany. Posiadając taki system ochronny, możemy wzmocnić swoją pozycję na rynku. Odpowiednio zabezpieczane informacje pozwolą nam na realizowanie celów firmy, zdobywanie nowych, często wpływowych kontrahentów oraz budować wizerunek marki. Jak podaje ins2outs: „Wdrożenie systemu zrządzania bezpieczeństwem w oparciu o wymagania normy ISO/IEC 27001 jest wolontaryjne. W tym ujęciu to organizacja podejmuje decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami ISO/IEC 27001„.
ISO 27001 zawiera wszystkie najlepsze rozwiązania, jakie należy dopasować do działania naszej firmy. Bezpieczeństwo i ochrona danych ma ogromny wpływ na sposób funkcjonowania naszej firmy, dlatego warto wdrożyć nowe zasady i zachowania.
Wdrożenie ISO 27001 powinno zostać przeprowadzone przez przeszkolone osoby lub odpowiedzialne jednostki.